Representatiekosten omvatten de kosten die werknemers moeten maken om hun functie goed te kunnen uitoefenen. Representatiekosten maken dan ook deel uit van de arbeidsvoorwaarden. Over deze onkostenvergoeding kunnen afspraken worden gemaakt met de werkgever. Ze zijn onderdeel van de salarisonderhandeling. Representatiekosten worden ook wel algemene, vrije, vaste kostenvergoeding, representatie- of beroepskostenvergoeding genoemd.
Hoe werkt de onkostenvergoeding?
Concreet komt het erop neer dat je een vast bedrag per maand aan onkostenvergoeding krijg. Van dit bedrag doe je de uitgaven die nodig zijn om je functie normaal te kunnen vervullen. De hoogte van de vergoeding is sterk afhankelijk van de functie en de hoogte ervan. Waar je normaal bepaalde kosten zou declareren, dienen deze nu betaald te worden vanuit de representatiekosten. Denk hierbij aan kleine kostenposten, zoals kopjes koffie met klanten, parkeergelden, etc. De onkostenvergoeding is vaak een vast onderdeel van de loonstrook. Het grote voordeel hiervan is dat je geen administratie hoeft bij te houden van je uitgaven. Zowel voor jou, als je werkgever erg prettig.
De fiscus is niet altijd blij met de onkostenvergoeding. Zij zien de vergoeding vaak als verkapt salaris. Zeker wanneer de vergoeding meer dan 100 euro per maand bedraagt, kan de ficus hier wat van vinden. De fiscus ziet het dan als beloningsvoordeel. Hiervan is sprake wanneer de onkostenvergoeding hoger is dan de werknemer werkelijk aan kosten maakt. In dat geval bestaat de kans dat de ficus de onkostenvergoeding zal belasten. Op dat moment schiet je er weinig mee op. Dan kan je er beter voor kiezen om de kosten te declareren.
Representatiekosten binnen arbeidsvoorwaarden cao
Mocht je onder een cao vallen, dan kan het zijn dat de onkostenvergoeding hierin reeds is vastgelegd. In dat geval maakt het niet echt deel uit van de salarisonderhandeling.
Een voorbeeld hiervan uit “Collectieve arbeidsovereenkomst FNV”:
ARTIKEL 15 1. Voor voormalige Abvakabo medewerkers die bij Abvakabo FNV werkzaam waren in een van de volgende functies: lid Dagelijks Bestuur, Directie, lid Managementteam, Bestuurder, Hoofd Collectieve Belangenbehartiging, Sociaal juridisch medewerker, Jurist, Advocaat, Kadercoach, Organiser en trainer Organiser én op grond van de Abvakabo cao 2014-2015 een vaste representatiekostenvergoeding ontvingen hebben recht op: Een vaste representatiekostenvergoeding een gefixeerde vergoeding van € 77,80 netto.
Controleer dus voor je gaat onderhandelen over je salaris of de representatiekosten zijn opgenomen in de cao arbeidsvoorwaarden. Mocht dit niet het geval zijn, maak het dan bespreekbaar tijdens de salarisonderhandelingen.
