Een telefoon van de zaak behoort tot de secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze werktelefoon mag ook privé worden gebruikt, tenzij er andere afspraken worden gemaakt. Er wordt uitgegaan van ”normaal” gebruik en de kosten moeten vallen binnen een regulier abonnement. De werkgever betaalt de kosten voor het toestel en voor het datagebruik.
Misschien is het voor je toekomstige functie noodzakelijk dat je zakenreizen moet maken. Of wellicht moet je telefonisch contact onderhouden buiten kantoortijden. Als de werkgever in deze gevallen geen telefoon van de zaak aanbiedt, dan doe je er goed aan om hier tijdens de onderhandelingen over te beginnen.
Fiscale regels rondom een telefoon van de zaak
De fiscale regels rondom een telefoon van de zaak zijn zeer transparant. De Belastingdienst hanteert het noodzakelijkheidscriterium. Het moet beoordeeld worden of de telefoon noodzakelijk is voor de functie en/of de werkzaamheden. De werkgever beoordeelt dit zelf. Heeft een medewerker een werktelefoon nodig om zijn/haar werk naar behoren uit te kunnen voeren? Dan mag de werkgever de telefoon verstrekken. Je mag het toestel dan ook mee naar huis nemen. Of je privé voordeel hebt van de telefoon, maakt fiscaal niet uit. Dat voordeel wordt niet als loon beschouwd (loon in natura). En er worden dus ook geen sociale lasten afgedragen. Zoals genoemd, betaalt de werkgever de kosten voor het toestel en het datagebruik. Deze kosten mogen niet doorberekend worden aan de werknemer. Maar kies jij voor een duurder merk of model dan noodzakelijk? Dan kan de werkgever wel om een eigen bijdrage vragen. Aangezien je werkgever niet alles betaald zou je ook kunnen spreken van een telefoonkostenvergoeding.
Aandachtspunten
Krijg je (eventueel na het onderhandelen) een telefoon van de zaak? Mooi, maar leg altijd de belangrijkste afspraken vast in een telefoonovereenkomst! Spreek duidelijke regels af over privégebruik, onderhoud, afkoop en teruggave bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Maak ook goede afspraken over datagebruik in het buitenland en het gebruik van de werktelefoon bij langdurige ziekte. Wellicht niet het eerste waar je aan denkt tijdens de onderhandelingen, maar zeker niet minder belangrijk! En tot slot: vermeld in de telefoonovereenkomst ook jouw (toekomstige) functie, aangezien de werktelefoon verschaft wordt vanwege de noodzaak. De telefoon is alleen belastingvrij als deze nodig is voor je functie.
